Wanneer een werknemer zich ziek meldt, moet een werkgever uitgaan van vertrouwen. Toch kunnen er situaties ontstaan waarin twijfel ontstaat over de juistheid van een ziekmelding. In dat geval rijst de vraag: wat mag u als werkgever controleren bij ziekte?
Het controleren van ziekteverzuim is toegestaan, maar alleen wanneer dit zorgvuldig gebeurt en binnen de grenzen van de wet. Werkgevers moeten rekening houden met privacyregels, arbeidsrechtelijke verplichtingen en de rol van de bedrijfsarts.
Door op een juiste manier te handelen voorkomt u juridische problemen en behoudt u een sterke positie als werkgever.
Dörr Bedrijfsrecherche ondersteunt organisaties bij onderzoek naar mogelijk misbruik van ziekteverzuim en het vaststellen van feiten bij twijfel over een ziekmelding.
Werkgevers hebben een zorgplicht tegenover hun werknemers, maar ook een belang bij het beperken van onterecht verzuim. Het is daarom toegestaan om bepaalde controles uit te voeren wanneer een werknemer ziek gemeld is. Daarbij gelden belangrijke uitgangspunten:
• controle moet een duidelijk doel hebben • de maatregel moet noodzakelijk en proportioneel zijn • de privacy van de werknemer moet worden gerespecteerd • medische beoordeling gebeurt altijd via de bedrijfsarts
Wanneer een controle te ver gaat of zonder goede reden wordt uitgevoerd, kan dat leiden tot klachten bij de Autoriteit Persoonsgegevens of problemen in een arbeidsrechtelijke procedure.
Mogelijke vormen vancontrole bij ziekte
Wanneer er vragen zijn over een ziekmelding, kan een werkgever verschillende vormen van controle toepassen. Niet elke situatie vraagt om dezelfde aanpak.
Controle van verzuimafspraken
Werkgevers mogen controleren of een werknemer zich houdt aan afspraken die in het verzuimbeleid staan. Denk aan:
• bereikbaar zijn voor contact • aanwezig zijn op het opgegeven adres • meewerken aan re-integratie
Dit soort controles horen bij normaal verzuimbeheer.
Beoordeling door de bedrijfsarts
De vraag of iemand daadwerkelijk ziek is, mag uitsluitend worden beoordeeld door een bedrijfsarts. Werkgevers mogen namelijk geen medische gegevens verwerken. De bedrijfsarts geeft alleen informatie over:
• de mate van arbeidsongeschiktheid • de mogelijkheden om werkzaamheden te verrichten • eventuele beperkingen bij werkhervatting
De medische achtergrond van de klachten blijft vertrouwelijk.
Onderzoek naar feitelijke activiteiten
Wanneer er sterke aanwijzingen bestaan dat een werknemer mogelijk misbruik maakt van ziekteverzuim, kan een werkgever besluiten om een feitenonderzoek te laten uitvoeren.
Zo’n onderzoek kan bestaan uit observaties in de openbare ruimte om vast te stellen welke activiteiten iemand daadwerkelijk uitvoert.
Dergelijk bedrijfsrecherche onderzoek moet worden uitgevoerd door een erkend particulier onderzoeksbureau dat beschikt over een vergunning van het Ministerie van Justitie en Veiligheid. WIj beschikken sinds 2001 over deze vergunning.
Een werkgever mag een ziekmelding niet zomaar controleren of laten onderzoeken. Volgens het arbeidsrecht moet er sprake zijn van een gerechtvaardigde reden. Controle bij ziekte is toegestaan wanneer:
• er een gerechtvaardigd bedrijfsbelang bestaat • er concrete aanwijzingen van mogelijk misbruik zijn • minder ingrijpende maatregelen onvoldoende zijn • het onderzoek proportioneel en noodzakelijk is
Deze principes zijn belangrijk binnen het privacyrecht en worden ook door rechters toegepast bij de beoordeling van bewijs.
Vormen van controle bij ziekte?
Werkgevers kunnen verschillende vormen van controle toepassen. De juiste methode hangt af van de situatie.
1. Administratieve controle
Dit is de meest gebruikelijke vorm van controle binnen verzuimbeleid. Voorbeelden:
• controle van bereikbaarheid • controle van het verpleegadres • naleving van het verzuimprotocol • controle van re-integratieafspraken
Deze controles vallen onder normaal werkgeverschap.
2. Medische controle via de bedrijfsarts
Alle medische beoordeling van een werknemer moet plaatsvinden via de bedrijfsarts. Werkgevers mogen geen medische gegevens verwerken of zelf beoordelen of iemand ziek is. De bedrijfsarts bepaalt:
• de arbeidsongeschiktheid • de belastbaarheid van de werknemer • de mogelijkheden voor re-integratie
De werkgever ontvangt alleen functionele informatie, bijvoorbeeld of een werknemer kan werken en onder welke voorwaarden.
3. Observatieonderzoek bij vermoeden van fraude
Wanneer er sterke aanwijzingen bestaan van misbruik, kan een werkgever een feitenonderzoek laten uitvoeren. Dit kan bestaan uit:
• observaties in de openbare ruimte • vastlegging van feitelijke activiteiten • documentatie van gedragingen die relevant zijn voor belastbaarheid
Een dergelijk onderzoek moet worden uitgevoerd door een erkend particulier onderzoeksbureau met vergunning van het Ministerie van Justitie en Veiligheid.
Hoe verloopt een onderzoek?
Een professioneel onderzoek begint altijd met een zorgvuldige afweging of het onderzoek gerechtvaardigd is. Daarna kunnen de volgende stappen worden genomen:
Analyse van de situatie Er wordt bekeken welke signalen er zijn en of onderzoek juridisch verantwoord is.
Observatie in openbare ruimte Wanneer dat noodzakelijk is kunnen discrete observaties worden uitgevoerd.
Documenteren van feiten Alleen waarneembare gedragingen worden vastgelegd, zonder medische conclusies.
Objectieve rapportage De resultaten worden samengevat in een rapport dat bruikbaar kan zijn bij interne besluitvorming of juridische procedures.
Een zorgvuldig uitgevoerd onderzoek kan belangrijke duidelijkheid geven. Mogelijke voordelen zijn:
• inzicht in feitelijke activiteiten van de werknemer • onderbouwing voor loonopschorting of loonstop • een sterkere positie bij ontslagprocedures • ondersteuning bij een vaststellingsovereenkomst • duidelijkheid voor HR en arbeidsrechtadvocaten
Feiten voorkomen aannames en verminderen juridische risico’s.
Waarom kiezen voor Dörr Bedrijfsrecherche
Dörr Bedrijfsrecherche heeft ruime ervaring met onderzoeken naar integriteitskwesties en ziekteverzuim binnen organisaties. Onze aanpak kenmerkt zich door:
• meer dan 25 jaar ervaring in feitenonderzoek • een discrete en zorgvuldige werkwijze • rapportages die geschikt zijn voor arbeidsrechtelijke procedures • erkenning door het Ministerie van Justitie en Veiligheid • aansluiting bij de Branchevereniging Particuliere Onderzoeksbureaus
Wij werken onder andere voor werkgevers, HR-afdelingen en advocatenkantoren.
Twijfel over een ziekmelding?
Wanneer er vragen ontstaan over ziekteverzuim is het belangrijk om eerst te bepalen welke stappen juridisch verantwoord zijn.
In veel situaties kan een kort overleg al duidelijk maken wat verstandig is.
Wij zijn nu telefonisch beschikbaar voor al uw vragen. Het grote voordeel van telefonisch contact is dat direct gedetailleerde informatie kan worden uitgewisseld.
Dat helpt u inzicht te krijgen in het complete aanbod aan diensten en dat betekent in de praktijk: sneller schakelen, hetgeen van belang is als er sprake is van risicodragende situaties.
Natuurlijk staat het u ook vrij om het hieronder geïmplementeerde contactformulier in te vullen. In beide gevallen zal Dörr Bedrijfsrecherche u met spoed schriftelijk en/of telefonisch een Advies & Offerte aanbieden.